Шаг 1 — определяем продолжительность расчетного периода
Если сотрудник работает в компании больше года, то расчетный период будет составлять последние 12 месяцев вплоть до момента увольнения, говорит президент группы компаний Pro-Vision Владимир Виноградов. Например, если отпуск запланирован на 1 августа 2024 года, то расчетным считается период с 1 августа 2023 года по 31 июля 2024 года. Если с начала трудоустройства прошло меньше года, отмечает эксперт, то берется промежуток с даты приема на работу.
Шаг 2 — ищем нерабочие дни
Важно знать, отработал ли сотрудник расчетный период полностью или нет, пояснила главный бухгалтер Тольяттинского государственного университета Оксана Фахуртдинова. Она обратила внимание, что из расчетного периода исключаются ежегодный отпуск, декрет и отпуск по уходу за ребенком, командировки, больничные, время простоя в компании.
Шаг 3 — считаем заработок за отработанные дни
Чтобы рассчитать средний заработок за расчетный период, нужно учесть все виды выплат, обратила внимание руководитель отдела кадрового администрирования и учета МФК «Лайм-Займ» Юлия Вершкова. «Так, если за расчетный период у вас были крупные премии, их учтут при начислении отпускных. Но больничные или отгулы за свой счет, наоборот, уменьшат размер отпускных», — уточнила она.
Объем зарплаты, полученной сотрудником, состоит из оклада и премиальной части, выплаченной только за достижения в работе, поясняет главный бухгалтер ГК Альфа-Лизинг Ольга Каневская. Не принимаются в расчет размера отпускных выплат бонусы ко дню рождения, памятным датам, гендерным праздникам, выплаченные персоналу по инициативе работодателя. Также к зарплате не относятся любые социальные выплаты.
Шаг 4 — определяем среднедневной заработок
Если в расчетный период сотрудник не был на больничном и не брал отгулы, то формула для расчета среднедневного заработка простая, подчеркнула доцент кафедры Бухгалтерского учета, аудита и налогообложения Государственного университета управления, кандидат экономических наук Елена Шаповал. В ней используется значение 29,3 — это среднее количество дней в месяце.
Среднедневной заработок = заработок за расчетный период / 12 месяцев / 29,3
Формула меняется, если были исключаемые периоды:
Среднедневной заработок = заработок за расчетный период / (количество полностью отработанных месяцев × 29,3 + число дней в неполностью отработанных месяцах)
Затем, чтобы посчитать размер отпускных, среднедневной заработок умножаем на число дней отпуска.
Допустим, сотрудник берет отпуск с 13 по 24 марта 2024 года на двенадцать дней, говорит Шаповал. Расчетный период в этом случае — с 1 марта 2023 по 30 апреля 2024 года. В 2023 году сотрудник зарабатывал по 50 тысяч рублей ежемесячно. В январе-феврале 2024 года получил 120 тысяч рублей. За расчетный период сотрудник не брал больничные или отгулы. Совокупный заработок составил 620 тысяч рублей (50 тысяч рублей × 10 месяцев + 120 тысяч рублей). Среднедневной заработок составил 620 тысяч рублей / (12 × 29,3) = 1 763 рублей 36 копеек. В результате сотруднику начислят отпускные в размере 21 160 рублей 40 копеек, то есть 1 736 рублей 36 копеек мы умножили на 12 дней отпуска. Однако с этой суммы потребуется уплатить налог на доходы физического лица в размере 13%, что составляет 2 750 рублей 85 копеек. Поэтому на карту сотрудник получит 18 409 рублей 55 копеек, подчеркнула эксперт.
Между тем отпускные начисляются иначе, чем зарплата, напомнила она: если в оклад включается оплата только отработанных дней без выходных, то в отпуске оплачиваются все календарные дни.