Согласно «Рекомендациям о порядке похорон и содержании кладбищ в РФ» Госстроя России, сотрудники конторы кладбища должны осуществлять регистрацию захоронения — запись о захоронении умершего в регистрационной книге на основании свидетельства о смерти и счета-заказа на похороны. Учет ведется в книге регистрации захоронений, в которую вносят следующие данные: фамилию, имя и отчество умершего, даты его рождения и смерти, дату захоронения, номера квартала, сектора и могилы, где захоронено тело, фамилию, имя и отчество ответственного за могилу.
Книги регистрации захоронений являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения. Порядок их хранения определяется региональным законодательством. Как правило, первые пять лет книги по каждому кладбищу отдельно хранятся в уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела. По истечении этого срока передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.
Согласно постановлению правительства Москвы «О состоянии и мерах по улучшению похоронного обслуживания в городе Москве», журнал произведенных захоронений является документом строгой отчетности и хранится в архиве ГУП «Ритуал» бессрочно.
Также в конторах кладбищ ведется регистрационная книга захоронения урн и книга регистрации установки надгробий.
Источники: